Klauzula informacyjna w związku z nagrywaniem rozmów na infolinii dla klientów 4Kraft

Informacja o Administratorze Danych:

Administratorem Twoich danych osobowych udostępnionych nam podczas kontaktu z naszą infolinią jest 4Kraft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu przy ul. Tatrzańskiej 1 lok. 5 (60-413 Poznań), wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe – Miasto

i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000378767, posiadająca NIP: 7811861679, REGON: 301679527 („My”).

Kontakt:

Możesz się kontaktować z nami korespondencyjnie pod adresem 4Kraft sp. z o.o., ul. Tatrzańska 1 lok. 5,

60-413 Poznań lub mailowo: pomoc@kiddy.com.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych:

Aby zagwarantować, że Twoje dane zawsze będą przetwarzane w sposób transparentny i zgodny z prawem, wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych kierując maila pod adres iod@4kraft.com.

Cele przetwarzania Twoich danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Rozmowy osób dzwoniących na naszą infolinię są nagrywane na podstawie ich zgody. 

Przechowywanie nagrań rozmów uzasadnione jest naszym prawnie uzasadnionym interesem w celu ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, związanych z świadczonymi usługami (art. 6 ust. 1 (f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”)).

W zależności od sprawy, z którą zwraca się do nas osoba dzwoniąca, jej odpowiednie dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. realizacji zamówienia – art. 6 ust. 1 (b) RODO;
2. obsługi zwrotów – art. 6 ust. 1 (c) RODO lub art. 6 ust. 1 (b) RODO;
3. obsługi reklamacji – art. 6 ust. 1 (c) RODO lub art. 6 ust. 1 (b) RODO.

Poniżej przedstawiamy kategorie danych osobowych, o których podanie możemy poprosić osobę dzwoniącą, w zależności od sprawy, w której się do nas zwraca, wraz z wskazaniem celu oraz podstawy prawnej ich przetwarzania:

1. Imię i nazwisko – w celu realizacji zamówienia – art. 6 ust. 1 (b) RODO;
2. Numer telefonu – w celu realizacji zamówienia, gdy dane te są niezbędne np. przy wysyłce poprzez Paczkomaty – art. 6 ust. 1 (b) RODO;
3. Adres email – do realizacji zamówienia i wysyłki faktury – art. 6 ust. 1 (a) RODO;
4. Adres korespondencyjny – w celu realizacji zamówienia – art. 6 ust. 1 (b) RODO;
5. Login z platformy Allegro – w celu realizacji zamówienia złożonego poprzez Allegro, np. w celu weryfikacji lub wyszukania odpowiedniego zamówienia – art. 6 ust. 1 (b) RODO;
6. Numer konta bankowego – w celu zwrotu środków – art. 6 ust. 1 (b) RODO lub art. 6 ust. 1 (c) RODO
7. Numer NIP – w celu wystawienia faktury – art. 6 ust. 1 (c) RODO;
8. Numer PESEL – w celach podatkowych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów prawa – np. w związku z ciążącym na nas obowiązku wystawienia formularza PIT8C – art. 6 ust. 1 (c) RODO.

Informacja o odbiorcach Twoich danych osobowych:

W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazywać Twoje dane osobowe, jeśli będzie to konieczne, abyśmy mogli wykonywać nasze usługi lub jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa. Będziemy przekazywać dane niektórym grupom podmiotów:

• osobom upoważnionym przez nas, naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki,
• podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy to zadanie, np. firmom zajmującym się obsługą systemów informatycznych i teleinformatycznych, naszym doradcom, firmie obsługującej system IVR,
• odbiorcom danych, którzy w stosownych przypadkach przetwarzać mogą Twoje dane osobowe we własnym imieniu jako ich niezależny administrator takim jak: firmy transportowe w celu realizacji wysyłki, kancelariom prawnym,
• podmiotom publicznym, jeżeli będzie to wynikało z obowiązku nałożonego przez przepisy prawa.

Okres przechowywania Twoich danych osobowych:

Nagrania przechowywane są przez okres około 100 dni. Nagrania są szyfrowane, a dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione.

Okres retencji Twoich danych osobowych przekazanych nam podczas rozmowy telefonicznej zależeć będzie od sprawy, w której się do nas zwróciłeś.

W przypadku realizacji zamówienia, Twoje dane będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji umowy sprzedaży towarów a także przez okres przewidziany obowiązującymi przepisami prawa, przede wszystkim z uwzględnieniem okresu przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunków cywilnoprawnych łączących Ciebie z nami.

W przypadku obsługi reklamacji – Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane do czasu udzielenia odpowiedzi oraz zakończenia postępowania reklamacyjnego z uwzględnieniem okresu przedawnienia roszczeń, jakie mogą być podnoszone wobec nas i jakie mogą przysługiwać nam wobec Ciebie lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących łączących nas stosunków.

Dane osobowe przetwarzane dla realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu jesteśmy uprawnieni przetwarzać do momentu wniesienia przez Ciebie ewentualnego sprzeciwu lub do momentu, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych przestanie być niezbędne do osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane, a także gdy dany cel przetwarzania zostanie osiągnięty i zakończony.

Dane osobowe, które przetwarzamy w oparciu o Twoją zgodę, jesteśmy uprawnieni przetwarzać do momentu odwołania wyrażonej przez Ciebie zgody, lub do momentu, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych przestanie być niezbędne do osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane, a także gdy dany cel przetwarzania zostanie osiągnięty i zakończony.

Okres przetwarzania danych może zostać odpowiednio przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą̨ wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Twoje prawa:

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Tobie, w granicach określonych w przepisach prawa oraz w stosownym przypadku, następujące prawa:

1. dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia swoich danych,
2. w sytuacjach, gdy przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody, masz prawo do jej cofnięcia w każdym momencie, przy czym nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania którego dokonano na podstawie Twojej zgody wyrażonej przed jej cofnięciem,
3. do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, gdy uznasz, iż przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO,
4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Dobrowolność podania danych osobowych:

Podanie nam Twoich danych osobowych w celu, w jakim się do nas zwracasz dzwoniąc na infolinię, jest dobrowolne. Jednak, jeśli nie podasz nam swoich danych, nie będziemy mogli obsłużyć odpowiednio Twojego zamówienia, reklamacji lub zwrotu.

Informacja dotycząca przekazywania danych osobowych do państw trzecich (spoza EOG):

Nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państw trzecich. 

Nie profilujemy Twoich danych osobowych przekazanych nam podczas rozmów telefonicznych.